Redelijke aanpassingen op het werk: een gids voor werkgevers

Wat zijn redelijke aanpassingen en wat bedoelen we met ‘redelijk’? Roxane Lavanchy legt uit wat redelijke aanpassingen op de werkvloer zijn, welke rol ze spelen bij het creëren van meer inclusieve werkplekken en hoe werkgevers deze effectief kunnen implementeren.

Redelijke aanpassingen, in de VS ook wel ‘accommodaties’ genoemd, vormen een essentiële stap in het wegnemen van de barrières waarmee medewerkers met een beperking of neurodivergentie op de werkvloer te maken krijgen. Ook zorgen ze ervoor dat ze volledig kunnen deelnemen en zich betrokken voelen.

Er zijn nog steeds veel misverstanden over wat redelijke aanpassingen op het werk zijn en hoe en wanneer ze moeten worden gemaakt. De impact van het verkeerd afhandelen van aanpassingen kan schadelijke effecten hebben op zowel werknemers als werkgevers. Een gebrek aan aanpassingen kan het welzijn van werknemers en hun werk beïnvloeden en leiden tot kostbare claims bij de rechtbank en echte reputatieschade voor werkgevers.

SNELLE LINKS

Wat zijn redelijke aanpassingen?

Redelijke aanpassingen zijn veranderingen of aanpassingen die een werkgever maakt om een ​​nadeel te verwijderen of te verminderen dat verband houdt met iemands ervaring met een beperking. Dit kan betrekking hebben op het solliciteren naar een functie of het uitvoeren van hun taken in de functie. Het maken van een aanpassing of een aanpassing gaat niet over het geven van een speciale of voorkeursbehandeling. Het gaat over het gelijkmaken van het speelveld door de barrières weg te nemen waarmee een werknemer te maken krijgt.

De aanpassingen kunnen sterk variëren, afhankelijk van de individuele behoeften. Ze kunnen zijn:

• Veranderingen aanbrengen op de werkplek
• Iemands werkregeling veranderen
• Een andere manier vinden om iets te doen
• Het leveren van apparatuur, service of ondersteuning

In het Verenigd Koninkrijk is de Gelijkheidswet 2010 verplicht werkgevers om redelijke aanpassingen op het werk te doen om tegemoet te komen aan gehandicapte werknemers. In de VS is dat ook zo, de Americans with Disabilities Act (ADA) vereist dat werkgevers redelijke aanpassingen bieden aan gekwalificeerde personen.

BEHOEFTENBEOORDELING OP DE WERKPLEK VOOR UW TEAM →

BEVORDER INCLUSIE MET NEURODIVERSITEITSTRAINING →

Wat is ‘redelijk’?

Het bepalen welke aanpassingen ‘redelijk’ zijn, kan soms een twistpunt zijn. In zowel het VK als de VS is de belangrijkste overweging echter of de aanpassing effectief is in het wegnemen van barrières. Wat als redelijk wordt beschouwd, hangt af van elke situatie.

Als werkgever moet u nagaan of de aanpassing:

• Verwijdert of vermindert het ervaren nadeel – u moet met de persoon praten en geen aannames doen. (Zie onze tips voor het benaderen van gesprekken hieronder)
• Is praktisch om te maken
• Is betaalbaar
• Kan schadelijk zijn voor de gezondheid en veiligheid van anderen.

Wie is verantwoordelijk voor financieringsaanpassingen?

Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het financieren van redelijke aanpassingen. Een veelvoorkomend misverstand is dat ze duur en moeilijk te implementeren zijn. Het goede nieuws is dat de meeste aanpassingen betaalbaar zijn (de gemiddelde kosten bedragen £75 per persoon) of kost misschien helemaal niets. Het kan iets simpels zijn als het aanpassen van de tijd van iemands dienst. En hoewel sommige aanpassingen kosten met zich mee kunnen brengen, zal de geboden ondersteuning uiteindelijk voordelen opleveren, omdat werknemers effectiever zullen werken, hun welzijn zal verbeteren en ze waarschijnlijk productiever zullen zijn.

Toegang tot werk kan de kosten dekken van redelijke aanpassingen die redelijkerwijs niet door een werkgever kunnen worden gefinancierd.

Inclusie verder inbedden dan redelijke aanpassingen

Hoewel het bieden van aanpassingen een belangrijke stap is richting inclusie van mensen met een beperking, zouden ze de laatste stap moeten zijn. Idealiter zouden werkplekken zo ontworpen moeten zijn dat er weinig of geen aanpassingen nodig zijn. En in sommige opzichten zijn we dat al.

Bijvoorbeeld, dingen die vroeger moesten worden aangevraagd en gerechtvaardigd als redelijke aanpassingen, worden nu erkend als voordelig voor alle werknemers en zijn de norm in veel organisaties. Flexibel werken, samen met hybride en thuiswerken, is de standaard geworden in veel organisaties en dit stelt meer mensen in staat om hun volledige potentieel op het werk te bereiken. We moeten onze denkwijze verleggen van conventionele processen en praktijken die het individu zien als het probleem of als buiten de ‘norm’, naar universele toegankelijkheid.

Verzoeken om redelijke aanpassingen op het werk

Vragen om redelijke aanpassingen op het werk legt vaak de verantwoordelijkheid bij gehandicapte en neurodivergente personen om voor zichzelf op te komen voor hun behoeften. Veel gehandicapte en neurodivergente werknemers krijgen te horen dat hun werkplek vriendelijk is voor gehandicapten of neurodivergenten, maar moeten vervolgens door eindeloze hoepels en talloze vergaderingen heen om toegang te krijgen tot basisvoorzieningen.

Anderen zijn misschien onzeker over wat hun behoeften zijn, wat ze kunnen vragen of zijn bang om persoonlijke medische informatie bekendmaken. Dit kan ook bijzonder lastig zijn bij het starten van een nieuwe rol, omdat het vertrouwen tussen de werknemer en zijn werkgever mogelijk nog niet is gevestigd. Negatieve ervaringen met vorige werkgevers, wanhoop over een nieuwe baan op de huidige arbeidsmarkt of het starten van hun carrière en niet als een last willen worden gezien of het niet kennen van hun rechten kunnen allemaal redenen zijn waarom werknemers aarzelen om aanpassingen aan te vragen.

Inclusief ontwerp

In plaats daarvan zouden werkplekken de principes van inclusief ontwerp moeten toepassen op alles wat ze doen, wat ervoor zorgt dat een breed scala aan mensen toegang heeft tot de werkplek en nieuw talent kan aantrekken. Het bereidt de grond voor om sterke fundamenten voor inclusie te garanderen.

Werkgevers moeten ernaar streven om werkplekken te creëren waar barrières tot een minimum worden beperkt of zelfs geheel worden geëlimineerd, zodat alle werknemers hun volledige potentieel kunnen bereiken.

Dit betekent het implementeren van duidelijke strategieën, beleid en monitoringprocessen die zijn geïnformeerd door inclusieve ontwerpprincipes. Het betekent het bevorderen van een cultuur van begrip en acceptatie door middel van trainings- en mentorschapsmogelijkheden. En het betekent het continu streven naar het anticiperen op en aanpakken van de uiteenlopende behoeften van werknemers op de werkplek.

Op deze manier kunnen organisaties toptalent aantrekken en behouden, een innovatievere en creatievere werkomgeving creëren en een cultuur van verbondenheid en acceptatie bevorderen.

Hoe om te gaan met verzoeken om redelijke aanpassingen op het werk

Volgens de wet moet u verzoeken om redelijke aanpassingen in overweging nemen en deze wijzigingen accepteren en doorvoeren als u ze redelijk acht.

Hier volgen enkele tips voor het omgaan met verzoeken om redelijke aanpassingen:

• Geef aan welke apparatuur, ondersteuning en middelen al beschikbaar zijn voor alle medewerkers.
• Geef voorbeelden van aanpassingen die eerder zijn gedaan. Benadruk dat dit slechts voorbeelden zijn en onthoud dat er geen one-size-fits-all-aanpak is.
• Leg de werknemer niets op. Moedig de persoon aan om het gesprek te leiden en samen beslissingen te nemen.
• Neem een ​​niet-oordelende benadering aan. Stel vragen en wees nieuwsgierig. Concentreer u op de barrières en niet op de aandoening. Het kennen van de details over iemands aandoening zal u niet per se helpen. Bijvoorbeeld, zelfs als u eerder met iemand met artritis hebt gewerkt, betekent dat niet dat u precies weet hoe u een nieuw personeelslid moet ondersteunen dat ook met artritis leeft.
• Pas indien nodig uw communicatiestijl aan.
• Benadruk dat beslissingen niet definitief hoeven te zijn. Iemand kan een aanpassing proberen en erachter komen dat het niet voor hem of haar werkt.

Voorbeelden van aanpassingen

Bedenk welke van de onderstaande aanpassingen u aan alle medewerkers kunt aanbieden.

Verandering naar de werkplek

• Het aanbieden van toegankelijke parkeerplaatsen
• Het veranderen van de verlichting boven iemands werkplek

Wijziging werkafspraken

• Flexibel werken
• Het veranderen van de werkpatronen van een werknemer
• Hybride of thuiswerken
• Gefaseerde terugkeer naar het werk na afwezigheid
• Iemands pauzes gelijkmatig over de dag verdelen

Een andere manier vinden om iets te doen

• Iemand meer tijd geven om interviewtaken af ​​te ronden

Bekijk onze werkgeversgids voor werving van mensen met een beperking met tips om onbedoelde barrières te vermijden.

Het leveren van apparatuur, ondersteuning of diensten

• Documenten bewijzen in een toegankelijk formaat
• Ergonomische uitrusting
• Ondersteunende technologie of software
• Specialistische ondersteuning zoals BSL-tolken
• Eén-op-één ondersteuning bieden, bijvoorbeeld om iemand te helpen prioriteiten te stellen in zijn werk.

Redelijke aanpassingen zijn cruciaal om de barrières weg te nemen waar gehandicapte en neurodivergente werknemers mee te maken krijgen en om ervoor te zorgen dat alle werknemers worden ondersteund en floreren op het werk. Veel aanpassingen zijn goedkoop of gratis. De weg naar echte inclusie gaat echter verder dan aanpassingen. Werkplekken moeten worden ontworpen waar weinig of geen aanpassingen nodig zijn.

Door te anticiperen op de uiteenlopende behoeften van alle werknemers, kunnen organisaties toptalent aantrekken en behouden, innovatie stimuleren en een cultuur van saamhorigheid creëren waarin verschillen worden gevierd en iedereen zijn volledige potentieel kan bereiken.