Online samenwerken vraagt om community-achtige aanpak

In zijn onlangs verschenen boek, met voorwoord van technologiefilosoof Martijn Aslander, concludeert Esser dat de traditionele hiërarchische structuur eigenlijk niet zo goed werkt in de virtuele wereld. Volgens hem is er een meer community-achtige aanpak nodig. Esser – geboren in Congo, opgegroeid in Italië en momenteel woonachtig in Deventer – is digitaal strateeg en studeerde aan het European Institute of Design in Milaan en de Hogeschool voor de Kunsten in Utrecht.

Een bedrijfscommunity leidt tot nieuwe processen – digitale mindset – waarvan transparantie, a-synchroniciteit en flexibiliteit de belangrijkste aspecten zijn

Esser heeft een achtergrond in communicatie en was online vanaf het allereerste begin. Waardoor hij een natuurlijk begrip van communities ontwikkelde, wat hij gebruikt als basis voor zijn werk. Hij heeft zijn ervaring nu ook gebruikt om er een boek over te schrijven. In ‘Waar is je online kantoor? Digitale samenwerking beter begrijpen en slimmer inrichten’ beschrijft hij de praktische voordelen van een goed georganiseerde online/offline samenwerkingsconstructie. Wat is ervoor nodig en hoe verdeel je de (deels oude, deels nieuwe) verantwoordelijkheden?

Aanleiding voor het boek is dat veel organisaties, en vooral leidinggevenden, sinds de coronapandemie de fysieke werkelijkheid naar het scherm proberen te brengen. Online samenwerken blijft mensenwerk, maar vergt een andere benadering en mindset, benadrukt Esser. In het boek behandelt hij de basisprincipes van online kantoren – met aandacht voor tijd en ruimte, denken, organiseren en doen, de bedrijfscultuur en leiderschap en tot slot digital leadership en de community manager.

De inzet van bedrijfscommunities

In de hybride wereld is de inzet van online communities essentieel bij het creëren van verbinding en samenwerking. Het woord ‘community’ is afgeleid van ‘communal’, wat ‘gezamenlijk’ betekent. Bedrijfscommunities zijn specifiek voor een bedrijf ontwikkeld, vaak ook online kantoor genoemd. Dit zijn volgens Esser de meest geschikte digitale ruimtes om collega’s, leveranciers en klanten samen te brengen – waar ze ook zijn en wanneer ze ook werken.

Vaak worden binnen bedrijfscommunities ook aparte delen – project spaces – ontwikkeld om projecten te ondersteunen en is er een community manager aangesteld. Dat kan zowel een externe specialist zijn, of iemand die al in het bedrijf werkt en daarvoor wordt opgeleid. Zodra een bedrijfscommunity is geïnstalleerd, kunnen teamleden er per project hun ideeën en gedachten kwijt, via posts of een kleine video. Zij kunnen ook vragen stellen aan de groep of een persoon en verwijzingen opnemen naar documenten of bronnen.

Alle gedachten, discussies, ideeën en oplossingen worden opgeslagen op een voor iedereen makkelijk bereikbare plek

‘Als de online samenwerking gaat bloeien, begint de synergie te groeien: iedereen werkt in dezelfde project space, met dezelfde informatie, dezelfde middelen en doelen. Zo wordt de community in no time je online kantoor’, schrijft Esser. Een bijkomend voordeel is dat alle projecten efficiënt worden gedigitaliseerd. ‘Alle gedachten, discussies, ideeën en oplossingen worden opgeslagen op een voor iedereen makkelijk bereikbare plek. Zo werk je ongemerkt en moeiteloos aan de meest waardevolle kennisdatabase in je bedrijf!’

Borg de waarde van je bedrijf

In de bedrijfscommunity borg je de waarden van je bedrijf – of het nu gaat om de manier waarop mensen samenwerken, de producten die ze leveren, en de methodes die gebruikt worden om te communiceren met klanten en leveranciers. Dit gaat verder dan een ‘manifest’, een verhaal op papier waarin staat beschreven waar een bedrijf voor staat. De waarden worden bij een manifest namelijk lang niet altijd gedeeld met het team. Binnen een bedrijfscommunity lukt dit veel beter met discussies, inspirerende posts, video’s, best practices en verhalen van collega’s. ‘Elke actie in de community zou deze waarden moeten belichamen’, schrijft Esser.

Een bedrijfscommunity voegt waarde toe aan digitale samenwerking. Het leidt tot nieuwe processen, waarvan transparantie, a-synchroniciteit en flexibiliteit de belangrijkste aspecten zijn, die samen de digitale mindset vormen. Nieuwe vaardigheden en attitude zijn beide nodig om optimale diensten en producten aan de man te brengen. Daarnaast moet je volgens Esser goed nadenken over de vorm van je community (open of gesloten of een combinatie hiervan) en welke tools je inzet om mensen beter te laten communiceren en samenwerken.

Denk aan het posten van manifesten, video’s en interviews, het tonen van werk en protocollen, het delen van beelden en muziek

In het boek is een apart hoofdstuk gewijd aan hoe organisaties hun cultuur kunnen overbrengen in het online kantoor. Hier ligt een belangrijke taak voor leiders, wiens verantwoordelijkheid het is om de normen, waarden, doelen, verwachtingen en rituelen die de medewerkers verbinden, zichtbaar te maken in de community. Denk aan het posten van manifesten, video’s en interviews, het tonen van werk en protocollen, het delen van beelden en muziek, en nog veel meer. Bovendien gaat niets verloren. ‘Een community is een (online) kantoor waar de bedrijfscultuur veel zichtbaarder is en sterker wordt geborgd dan in welk fysiek kantoor dan ook’.

Inzicht in de digitale dimensie

Het managen van een community is een grote uitdaging, vooral vanwege de fysieke afstand. De community manager heeft maar een paar zintuigen tot zijn of haar beschikking, en dus minder instrumenten om mee te managen dan in de fysieke wereld. Esser: ‘Wie sturing geeft aan een community moet zelf heel goed aanvoelen hoe het is om samen te werken in een digitale dimensie.’

In de vele jaren dat hij communities bouwde en met communities werkte, leerde hij hoe binnen bedrijfscommunities verschillende dynamieken kunnen ontstaan. Hoe individuen reageren, hoe groepen handelen, hoe escalaties plaatsvinden, hoe subgroepen ontstaan. ‘Inmiddels weet ik wat de ‘silver bullet’ is voor een succesvolle bedrijfscommunity: een combinatie van vertrouwen geven, inspireren en helpen.’

Een community managen is een fulltime baan, niet iets wat de stagiair er even naast doet

Een goede community manager beschikt over de juiste communicatieve skills en moet kunnen communiceren met top-experts en professionals, innovatieve ideeën kunnen bedenken om de community in beweging te krijgen en aanvoelen welke gesprekken en opmerkingen voeding kunnen zijn om nieuwe ideeën te stimuleren. Daarnaast vergt het bepaalde organisatorische skills (opzetten van online evenementen, verstand van tools die een digitaal proces het best kunnen ondersteunen), maar zijn ook creativiteit, goed kunnen samenwerken, empathie en commercieel gevoel een must. ‘Het is een fulltime baan, niet iets wat de stagiair er even naast doet’, aldus Esser.

Aantrekkelijker voor nieuwe generaties

In het tweede deel van het boek deelt Esser een aantal handige praktische tips en deel drie biedt ruimte aan een aantal verdiepende hoofdstukken en brengt hij de voordelen van hybride werken voor duurzaamheid en inclusiviteit onder de aandacht. De belangrijkste conclusie die kan worden getrokken na het lezen van het boek is dat organisaties meer uit de digitale dimensie kunnen halen. Als organisaties digitale samenwerking gaan zien als een van de strategische speerpunten, worden zij leniger en zijn ze klaar voor nieuwe vormen van samenwerking die aantrekkelijk zijn voor de nieuwere generaties.

‘Door slimmer digitaal samen te werken, ervaren de medewerkers meer rust, meer vrijheid, meer controle over hun eigen tijd en ontdekken ze nieuwe mogelijkheden die voorheen door afstand en tijdbarrières onmogelijk waren. Mijn hoop is dat we in de toekomst de autonomie die we kwijt zijn geraakt niet alleen terugvinden maar uitbreiden met een scala aan mogelijkheden die we voorheen niet hadden’, concludeert Esser.

Waar is je online kantoor? Digitale samenwerking beter begrijpen en slimmer inrichten
Kristian Esser
Uitgeverij: Local Minds
Juli 2024