Hoe u met werknemers kunt praten over het gebruik van AI op de werkvloer. — Diversiteit, gelijkheid en inclusie-advies — ReadySet

By Dr. LILY jAMPOL

Ermahgerd AI. Waar beginnen we?

We zijn de afgelopen weken non-stop in gesprek geweest met onze klanten en collega’s en hebben alle denkbare angsten gehoord. Recruiters vragen zich af of sollicitanten echte mensen zijn. Leiders zijn bang dat hun werknemers per ongeluk vertrouwelijke informatie delen, managers zijn uitgeput van het nadenken over hoe dit het werk van hun werknemers zal beïnvloeden en werknemers zijn doodsbang dat hun baan wordt vervangen.

Mensen die in HR werken of bedrijven leiden, willen vooral weten hoe ze risico’s kunnen minimaliseren. We willen een paar kaders en beleidsideeën (waaronder die welke we bij ReadySet hebben geïmplementeerd) aanbieden die kunnen helpen bij de huidige uitdagingen.

Maar eerst moeten we rekening houden met een aantal realiteiten:

• AI is niet inherent goed of slecht. Net als het internet is het een hulpmiddel. Er zullen een aantal belangrijke toepassingen zijn, maar ook misbruiken, van vertrouwelijkheid van IP tot plagiaat. Door beide waarheden vast te houden en het grijze gebied te omarmen, kunt u beter beleid maken en reageren op veranderingen als ze zich voordoen.

• AI heeft voor verschillende mensen verschillende gevolgen. Zoals met alles wat met mensen te maken heeft, is er veel ruimte voor fouten en nog veel meer gevolgen voor degenen die in de eerste plaats al benadeeld of gemarginaliseerd zijn. AI, en de veranderingen die het met zich mee zal brengen, zullen onvermijdelijk een ongelijke en mogelijk verrassende impact hebben op segmenten van onze beroepsbevolking, waardoor de kloof voor sommigen groter wordt en voor anderen kleiner.

• AI en ChatGPT zullen voorlopig niet verdwijnen. Alles wat mensen een slimmer, efficiënter en productiever gevoel geeft, zal sluipenderwijs in gebruik komen, hoe hard we ook proberen het te stoppen. Uw leiderschap zal waarschijnlijk ook efficiëntiebevorderende technologie omarmen. Zelfs als u het in uw eigen werk kunt vermijden, zullen uw cliënten en klanten het ook gebruiken.

Waar moet je beginnen? Het belangrijkste wat we nu kunnen doen, is het veiliger maken van het gebruik van AI op de werkplek. Hieronder staan ​​een aantal tips die we u nu al kunnen geven om een ​​basis te leggen voor schadebeperking en verantwoord gebruik op de lange termijn.

1. Voer een organisatie- of teambrede discussie over AI

Communiceer naar buiten toe dat de organisatie hierover nadenkt en dat het leiderschap zich bewust is van de risico’s, angsten en dialooguitzendingen dat u uw kop niet in het zand steekt. Dit is ook een goed moment om de vragen en uitdagingen van mensen te begrijpen door hen om feedback te vragen.

2. Maak medewerkers vertrouwd met AI en hoe ze het kunnen gebruiken

We willen niet dat mensen het gebruiken, maar we willen ze wel de middelen en informatie bieden om het veilig te verkennen. Het is makkelijker voor mensen om geen fouten te maken als ze opgeleid zijn en bekend zijn met de technologie. En als leiders van organisaties degenen zijn die helpen met het begrijpen (door middelen of educatie te bieden), kan dit het vertrouwen in de organisatie en eventuele beleidslijnen die vervolgens worden geïmplementeerd, bevorderen.

3. Maak de grootste risico’s voor de organisatie en de medewerkers duidelijk, maar breng ze in evenwicht met de positieve aspecten

Als we een ‘AI is slecht’-mentaliteit uitzenden, zullen mensen niets van wat we zeggen vertrouwen of de veiligheidsrichtlijnen van de organisatie volgen. We kunnen en moeten de risico’s van het gebruik van AI vermelden, inclusief privacy en datalekkennauwkeurigheid van de output, beperkingen en vooroordelen, maar noem ook de waarschijnlijke voordelen, van efficiëntie en productiviteitswinstvoor de creatieve inspiratie die het kan toevoegen aan onze innovatie. Maar we willen ook proberen om niet te positief te zijn – het opmerken van de risico’s en uitdagingen kan helpen om degenen die zich zorgen maken, zich gezien te laten voelen.

4. Deel gedragingen en suggesties voor veiliger gebruik

Regels zijn belangrijk, maar niet alles is of zou moeten afdwingbaar zijn, anders kunnen mensen zich gemicromanaged en angstig voelen. Vertrouw erop dat werknemers goede individuele beslissingen nemen, maar geef ze begeleiding die hen in de juiste richting duwt, zodat ze autonomie krijgen en werknemers de macht krijgen om verantwoordelijkheid te nemen voor de veiligheid van de organisatie. Leidende principes kunnen zijn: ‘Knip en plak niet (vermijd plagiaat)’; ‘Controleer bronnen en citaten dubbel’, ‘Gebruik AI als inspiratie, niet voor ‘juiste’ antwoorden’; ‘Vertrouw er niet op voor feiten, cijfers of wanneer je de ‘juiste’ info nodig hebt’.

5. Kies duidelijke regels (beleid) voor gebruik die duidelijk en uitvoerbaar zijn

Enkele duidelijke beleidsregels rondom gebruik zullen mensen uiteindelijk helpen begrijpen wat wel en niet getolereerd wordt. Beleid omvat over het algemeen zaken die de veiligheid van de organisatie beïnvloeden, niet de persoonlijke veiligheid. Enkele kunnen zijn: ‘Werknemers mogen geen gevoelige, identificerende of IP-informatie invoeren in AI-software’ (dit is vooral belangrijk bij informatie van cliënten of klanten). We kunnen werknemers ook vragen om zich aan te melden met hun persoonlijke e-mailadres als ze zich aanmelden in plaats van een werk-e-mailadres, om risico’s te vermijden (tenzij we hen vragen om AI voor werk te gebruiken, natuurlijk).

6. Als er fouten worden gemaakt, wees er dan op voorbereid om ermee om te gaan

Een intern escalatieplan dat het risico en de mensen die ermee omgaan identificeert, zal helpen de impact van de fout te verminderen. We stellen voor om duidelijk te maken welke fouten de schuld van de werknemer zijn en welke vanuit een prestatieperspectief acceptabel zijn. Maar voor het welzijn van onze teams en culturen moeten we ook onthouden dat we wat mildheid moeten betrachten – we kunnen niet alles voorspellen wat er fout kan gaan en zal gaan, en werknemers ook niet. En fouten zullen waarschijnlijk een onevenredige impact hebben op een toch al gemarginaliseerde bevolkingsgroep die eerder als incompetent, schuldig, gestraft voor foutenen misschien zelfs minder bekend met technologie (bijvoorbeeld productiemedewerkers). Proactief zijn in het verminderen van vooroordelen in deze nieuwe context zal helpen om een ​​gezonde cultuur en gelijkheidsdoelen die we mogelijk hebben te behouden.