Flexibel werkbeleid – Een gids voor werkgevers
Vix Anderton legt uit waarom werkgevers een flexibel werkbeleid zouden moeten hebben en deelt haar tips over wat u moet opnemen en overwegen bij het opstellen en implementeren van een dergelijk beleid.
De recente wijzigingen in de Britse wetgeving inzake flexibel werken hebben werknemers de bevoegdheid gegeven om vanaf dag één van hun dienstverband om flexibele werkregelingen te vragen. Deze laatste stap in een voortdurende trend De overgang naar een flexibelere werkomgeving biedt aanzienlijke voordelen voor zowel werkgevers als hun personeel.
Maar met de toegenomen flexibiliteit komt de behoefte aan duidelijke richtlijnen en procedures om het risico op vooringenomenheid te beperken en ervoor te zorgen dat iedereen eerlijk profiteert. Dat is waar een goed opgestelde flexibel werkbeleid komt binnen.
SNELLE LINKS
Wat is een flexibel werkbeleid?
Het beleid voor flexibel werken omvat een reeks richtlijnen en werkwijzen om zowel medewerkers als managers te ondersteunen bij het effectief, efficiënt en humaan aanvragen indienen, beoordelen en beantwoorden van aanvragen voor flexibel werken.
Een duidelijk en uitgebreid beleid zorgt ervoor dat werknemers inzicht hebben in hun opties en dat ze weloverwogen verzoeken kunnen indienen. Tegelijkertijd zorgt het ervoor dat deze verzoeken eerlijk en consistent worden afgehandeld.
Waarom hebben we een flexibel werkbeleid nodig?
Met de nieuwe regelgeving voor flexibel werken die op 6 september in het Verenigd Koninkrijk van kracht werd,e Vanaf april 2024 moeten werkgevers hun bestaande beleid herzien om er zeker van te zijn dat het op zijn minst voldoet aan de wet.
Een flexibel werkbeleid helpt managers en HR-personeel vertrouwd te maken met de nieuwste wettelijke vereisten. Dit helpt het risico te verkleinen dat uw team problemen ondervindt als verzoeken niet op een redelijke manier of werknemers worden slecht behandeld als gevolg van hun verzoek om flexibel te werken.
Maar een effectief flexibel werkbeleid is een kans om verder te gaan dan de wettelijke minimumvereisten.
Uit onderzoek is gebleken dat flexibele werkregelingen kunnen leiden tot verbeterd welzijn en mentale gezondheid van werknemers, verminderde omzeten een meer betrokken en productieve beroepsbevolking.
Een duidelijk beleid minimaliseert verwarring voor zowel werknemers als managers. Het zorgt ervoor dat iedereen het proces voor het aanvragen van flexibele werkregelingen begrijpt en stelt verwachtingen vast voor hoe die aanvragen worden beoordeeld.
Wat moet uw flexibel werkbeleid omvatten?
Een goed uitgewerkt flexibel werkbeleid is de basis voor een responsieve, collaboratieve flexibele werkomgeving. Dit is wat uw beleid zou moeten bevatten:
1. Duidelijk gedefinieerde flexibele werkregelingen
Door de beschikbare opties duidelijk te beschrijven, krijgen medewerkers inzicht in hun opties en kunnen ze weloverwogen verzoeken indienen. Dit bevordert een gevoel van transparantie en openheid.
- Beschikbare opties weergeven: Beschrijf de specifieke flexibele werkregelingen die uw bedrijf biedt. Mogelijke vormen van flexibel werken zijn::
- Flexibele werktijden: Medewerkers kunnen hun begin- en eindtijden binnen een kernwerkdag aanpassen.
- Werken op afstand: Medewerkers kunnen op een locatie buiten kantoor werken, fulltime of parttime.
- Gecomprimeerde uren: Werknemers kunnen hun volledige werkuren op minder dagen in de week werken.
- Deeltijdwerk: Werknemers werken minder uren dan bij een fulltime dienstverband.
- Baan delen: Twee werknemers delen de verantwoordelijkheden van één fulltimefunctie.
- Toelatingscriteria: Overweeg om eventuele geschiktheidscriteria voor specifieke regelingen, zoals specifieke functies, te schetsen. Alle werknemers hebben het recht om vanaf hun eerste dag in een baan een aanvraag in te dienen voor flexibel werken.
- Proefperiodes: Noem de mogelijkheid van proefperiodes, zodat zowel de werknemer als de manager de effectiviteit van een flexibele werkregeling kunnen beoordelen.
2. Een eenvoudig aanvraagproces
In uw beleid moet duidelijk de procedure voor het aanvragen van flexibel werken voor alle betrokkenen worden beschreven.
- Eenvoudige indiening: Zorg ervoor dat het aanvraagproces eenvoudig en toegankelijk is, bijvoorbeeld via een online formulier of een speciaal e-mailbox.
- Benodigde informatie: Geef aan welke informatie werknemers in hun verzoek moeten opnemen, zoals de gewenste flexibele werkregeling, het voorgestelde rooster en de rechtvaardiging voor het verzoek.
3. Eerlijke en transparante besluitvorming
Een transparant besluitvormingsproces met duidelijke en consistente evaluatiecriteria minimaliseert het risico op vooringenomenheid en draagt bij aan een eerlijk proces dat voldoet aan de wettelijke vereisten.
- Duidelijke tijdlijnen: Stel duidelijke tijdlijnen in voor managers om verzoeken te beoordelen en erop te reageren. Er is een wettelijke periode van 2 maanden voor het beslissen over verzoeken, inclusief eventuele beroepen.
- Gezamenlijke beoordeling: Medewerkers moeten worden geraadpleegd voordat een verzoek kan worden afgewezen. Acas Gedragscode beveelt een overlegvergadering aan, met een schriftelijk verslag, waarbij de werknemer eventueel kan worden vergezeld.
- Evaluatiecriteria: Beschrijf de criteria die worden gebruikt om verzoeken te evalueren, zoals operationele behoeften, werklastverdeling en impact op teamsamenwerking. Werkgevers moeten akkoord gaan met een verzoek, tenzij er een echte zakelijke reden is om dit niet te doen.
- Vooroordelen verminderen: Flexibel werkbeleid moet gekoppeld worden aan alle DEI-beleid om ervoor te zorgen dat de behandeling van een verzoek niet onrechtmatig discrimineert tegen een werknemer en in overeenstemming is met de Gelijkheidswet 2010.
- Mededeling van beslissingen: Uw beleid moet gedetailleerd beschrijven hoe beslissingen worden genomen en gecommuniceerd. Beslissingen moeten binnen twee maanden na het verzoek schriftelijk worden bevestigd.
4. Beroepsprocedure
Werkgevers moeten akkoord gaan met een verzoek om flexibel werken, tenzij er sprake is van een een echte zakelijke reden niet. Als een verzoek om flexibel werken wordt afgewezen, is er geen wettelijk recht op beroep. Echter, een gevestigde beroepsprocedure biedt werknemers de mogelijkheid om eventuele zorgen over de initiële beslissing kenbaar te maken, wat een gevoel van eerlijkheid en vertrouwen binnen de organisatie bevordert.
- Duidelijk pad voor heroverweging: Stel een duidelijk en eerlijk beroepsproces in voor werknemers die ontevreden zijn met de eerste beslissing over hun verzoek. Dit kan betekenen dat ze het verzoek moeten doorsturen naar een senior manager of HR-vertegenwoordiger.
Het creëren en verfijnen van uw beleid
Of u nu helemaal opnieuw begint of een bestaand flexibel werkbeleid bijwerkt, houd rekening met het volgende:
- Betrokkenheid van belanghebbenden: Betrek belangrijke stakeholders bij het creëren of verfijnen van uw beleid. Dit kunnen HR-vertegenwoordigers, managers en werknemersvertegenwoordigers zijn.
- Gedragscode: De nieuwe Acas Gedragscode beschrijft duidelijk de plichten van werkgevers onder de nieuwe regelgeving en de beste werkwijze voor het verwerken van verzoeken om flexibel werken.
- Wettelijke naleving: Zorg ervoor dat uw beleid voldoet aan de huidige wetgeving met betrekking tot flexibele werkregelingen. Overweeg om deskundig advies om uw conceptbeleid te beoordelen.
- Input van werknemers: Verzamel feedback van werknemers via enquêtes, focusgroepen of overleg met MedewerkersresourcegroepenHet begrijpen van de behoeften en voorkeuren van werknemers is cruciaal voor het opstellen van een beleid dat wordt gebruikt en effectief is.
- Duidelijke en beknopte taal: Gebruik duidelijke, bondige taal die gemakkelijk te begrijpen is voor werknemers van alle niveaus. Vermijd juridisch jargon.
- Toegankelijkheid: Maak het beleid gemakkelijk beschikbaar voor alle werknemers, bijvoorbeeld op het intranet van uw bedrijf of in het personeelshandboek. Zorg ervoor dat het document beschikbaar is in een toegankelijk formaat dat compatibel is met schermlezers en ondersteunende technologieën voor werknemers met een visuele beperking. Gebruik duidelijke, beknopte taal die gemakkelijk te begrijpen is voor werknemers van alle niveaus en zorg ervoor dat er geprinte exemplaren beschikbaar zijn voor alle medewerkers die niet online zijn.
Verder dan het beleid: verborgen vooroordelen verminderen
Er zijn verborgen risico’s bij flexibel werken. Niet-traditionele werkregelingen kunnen onbedoeld bestaande gelijkheden verergeren.
Managers kunnen vasthouden onbewuste vooroordelen tegen flexibele werkregelingen, wat mogelijk van invloed is op beslissingen met betrekking tot promotie, opleidingsmogelijkheden of prestatiebeoordelingen. Tegelijkertijd kunnen traditionele prestatiemanagementstatistieken de bijdragen van werknemers die op afstand of met flexibele schema’s werken, niet adequaat vastleggen. Het is ook belangrijk om te bedenken dat werknemers met flexibele schema’s onbedoeld kunnen worden uitgesloten van opleidingsmogelijkheden vanwege planningsconflicten.
Daarom is het belangrijk om andere beleidslijnen, zoals die op het gebied van promotie, training en prestatiemanagement, te herzien. Zo voorkomt u dat werknemers met flexibele werkregelingen onbedoeld worden benadeeld.
Meten en beoordelen
Een flexibel werkbeleid is geen statisch document. Het is belangrijk om de effectiviteit ervan regelmatig te evalueren en indien nodig aanpassingen te doen. Overweeg om enquêtes of focusgroepen te houden om feedback van werknemers over het beleid te verzamelen en verbeterpunten te identificeren.
Uw team voorbereiden op succes
Het opbouwen van een cultuur van flexibiliteit gaat verder dan alleen het hebben van een beleid. Zodra u een sterk flexibel werkbeleid hebt, is de volgende stap om ervoor te zorgen dat uw team is voorbereid om het effectief te implementeren. Best practices omvatten:
- Treinmanagers: Managers hebben training nodig om effectief om te gaan met verzoeken om flexibel werken en om mogelijke vooroordelen aan te pakken. Ze hebben ook ondersteuning nodig om remote teams effectief te managen.
- Wees proactief. In plaats van alleen maar te wachten tot werknemers om flexibele regelingen vragen, moedig managers aan om open gesprekken te voeren met hun teams om te onderzoeken wat voor soort flexibel werken hen en het team als geheel ten goede zou kunnen komen. Deze collaboratieve aanpak bevordert vertrouwen en stelt werknemers in staat om oplossingen te vinden die voor iedereen werken.
- Denk holistisch. Moedig managers aan om een holistische kijk te hebben op de workflow en behoeften van hun team. Dit kan betekenen dat er kernwerkuren worden gepland waar samenwerking essentieel is, terwijl er ruimte is voor flexibiliteit in individuele schema’s buiten die tijden.
Een flexibel werkbeleid is een win-winsituatie voor zowel werkgevers als werknemers. Het bevordert een gelukkiger, meer betrokken personeelsbestand, helpt u toptalent aan te trekken en te behouden en zorgt ervoor dat u voldoet aan de huidige wettelijke vereisten. Door te investeren in het creëren van een duidelijk, eerlijk en goed gecommuniceerd flexibel werkbeleid, kunt u profiteren van de vele voordelen die deze aanpak biedt.
Klaar om de volgende stap te zetten?
Hoe EW Group u kan helpen
Het uitgebreide aanbod van EW Group Beoordeling van het diversiteitsbeleid service gaat verder dan alleen uw flexibele werkbeleid. We hanteren een holistische benadering om mogelijke vooroordelen in al uw beleid te identificeren en aan te pakken, en zorgen voor een gelijk speelveld voor alle werknemers, ongeacht hun werkregeling. Ons beoordelingsproces omvat:
- Bestaand beleid onderzoeken: Wij analyseren uw promotie-, opleidings-, prestatiemanagement- en andere relevante beleidsmaatregelen om vast te stellen waar vooroordelen kunnen ontstaan en werknemers kunnen worden benadeeld.
- Gebieden voor verbetering identificeren: Samen met u bepalen we welke gebieden beleidsaanpassingen of nieuwe werkwijzen nodig zijn om eerlijkheid en inclusiviteit te bevorderen.
- Ontwikkelingsaanbevelingen: Ons team van experts doet op maat gemaakte aanbevelingen om vastgestelde vooroordelen aan te pakken en ervoor te zorgen dat uw HR-beleid een daadwerkelijk flexibele werkomgeving ondersteunt.
Met een integrale aanpak die verder gaat dan het flexibele werkbeleid zelf, kunt u een werkomgeving creëren waarin alle werknemers, ongeacht hun werkregeling, gelijke kansen hebben om te floreren.
Bij EW Group begrijpen we de complexiteit van het creëren en implementeren van effectief flexibel werkbeleid. Onze Diversity Policy Review-service helpt u door het proces te navigeren en ervoor te zorgen dat uw beleid wettelijk compliant is. We kunnen ook ondersteuning bieden met het trainen van managers over hoe ze eerlijk met verzoeken om moeten gaan en hoe ze het beleid kunnen communiceren en implementeren.
