Te hoge werkdruk? Zo helpt digitale innovatie HR-afdelingen

Onderzoek van Visma YouServe onder ruim 500 HR-professionals laat zien dat 37% van hen kampt met een te hoge werkdruk. Dit leidt vaak tot werkstress, wat ernstige gevolgen heeft voor zowel de fysieke als mentale gezondheid van werknemers. Langdurige stress kan resulteren in overspannenheid en burn-outs.

Risico’s van een te hoge werkdruk voor de organisatie zijn:

1. Ziekteverzuim: Stress is een belangrijke oorzaak van langdurige uitval van werknemers. Bijna 40% van de HR-professionals geeft aan dat de hoge werkdruk binnen hun organisatie leidt tot meer ziekteverzuim, wat zorgt voor extra kosten door re-integratie, de loondoorbetalingsplicht en vervanging.
2. Verminderd werkplezier: Gestreste medewerkers hebben vaak een korter lontje, wat de werksfeer niet ten goede komt en kan leiden tot spanningen tussen collega’s.
3. Lagere productiviteit: Wanneer werknemers uitvallen, moeten collega’s hun taken overnemen. Dit verhoogt de werkdruk nog verder en kan leiden tot achterstanden.
4. Lagere kwaliteit van werk: Stress beïnvloedt de concentratie en kan leiden tot fouten en zelfs ongelukken op de werkvloer.
5. Verloop van personeel: Als de werkdruk hoog blijft en er geen verbetering komt, kiezen werknemers uiteindelijk voor een andere baan. Hierdoor verdwijnt waardevolle kennis en ervaring uit de organisatie. Uit het onderzoek blijkt dat maar liefst 58% van de HR-professionals bezorgd is over een toenemend verloop als de werkdruk op de afdeling niet afneemt.
6. Imagoschade: Wanneer veel ontevreden medewerkers vertrekken, kan dit leiden tot negatieve publiciteit, wat schadelijk is voor het werkgeversimago.

Hoe digitalisering de werkdruk vermindert

Een effectieve manier om de risico’s van een hoge werkdruk te verkleinen, is door technologie in te zetten. Door HR-processen te digitaliseren, kosten veel administratieve taken minder tijd en aandacht, waardoor de werkdruk afneemt. Er zijn verschillende stadia van digitalisering, afhankelijk van waar je organisatie zich bevindt. Een belangrijke eerste stap is het digitaliseren van de employee journey: van werving tot offboarding.

Zo kan digitalisering van de employee journey eruit zien:

• Werving en onboarding. Met software voor werving, selectie en onboarding optimaliseer je je volledige candidate journey van vacatureplaatsing tot en met onboarding. Je versnelt de zoektocht naar nieuw talent, zorgt ervoor dat solliciteren eenvoudig en gebruikersvriendelijk wordt en je garandeert een zorgeloze start. Data gaat automatisch en veilig door het systeem.
• Opleiding en ontwikkeling. Het aanbieden van ontwikkelingsmogelijkheden leidt tot hogere productiviteit en een lager verloop. Met goede software voor medewerkersontwikkeling krijg je onder meer zicht op competenties en vaardigheden, stuur je gericht op benodigde ontwikkeling en verbeter je de kwaliteit van training en opleidingen.
• Offboarding. Een goede offboarding wordt vaak onderschat, maar hiermee creëer je een soepele overgang en waardevolle feedback van vertrekkende werknemers. Zo verlaten ze je organisatie als ambassadeur. Door ook dit gedeelte van je journey te digitaliseren, verzamel je deze feedback snel en makkelijk en staat de juiste informatie in de juiste systemen.

Met de juiste HR- en Payroll-software optimaliseer en digitaliseer je de employee journey. Belangrijk hierbij is dat alle applicaties en systemen in je HR IT-landschap goed met elkaar zijn gekoppeld, zodat data automatisch doorstroomt en je dubbel invoeren voorkomt.

Robotisering voor het verlagen van de werkdruk

Als de digitale basis van je HR-processen op orde is, kan robotisering een volgende stap zijn om de werkdruk verder te verlagen. Door repetitieve handmatige taken te automatiseren bespaar je een hoop tijd en kun je je focussen op belangrijkere zaken. Taken die goed te robotiseren zijn, zijn bijvoorbeeld:
● Rapportages draaien, bewerken, controleren en/of uitvoeren, bijvoorbeeld:
○ Performance managementrapportages draaien
○ Financiële rapportages bewerken
○ Statistieken downloaden van het self serviceportal
● Mutaties verwerken
● Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aanvragen
● Koppelingen maken
● Bulkacties uitvoeren

De rol van AI in HR-processen

Naast robotisering biedt ook Artificial Intelligence (AI) veel voordelen voor HR-afdelingen. AI kan helpen bij het efficiënter en slimmer inrichten van processen. Voorbeelden van toepassingen van AI zijn:

• Screenen van cv’s en sollicitatiebrieven: door AI in te zetten, kunnen geschikte kandidaten sneller worden geselecteerd.
• Personaliseren van trainingsprogramma’s: met machine learning kunnen trainingen worden aangepast op basis van individuele behoeften en prestaties.
• Maken van voorspellende analyses: AI kan helpen bij het voorspellen van bijvoorbeeld medewerkersverloop, waardoor je proactieve maatregelen kunt nemen om dit te voorkomen. Ook kun je met AI voorspellende analyses doen van potentiële carrièreontwikkelingen en prestaties van medewerkers.
• Optimaliseren van medewerkerstevredenheidsonderzoeken door sentiment-analyse en feedback.
• Inzetten van continue feedbacksystemen om realtime prestaties te evalueren en aanbevelingen voor verbeteringen te doen.

Een grote ontwikkeling binnen AI zijn de zogenaamde chatbots, die ook specifiek voor HR beschikbaar zijn. Een van de meest tijdrovende taken binnen HR is het beantwoorden van talloze vragen van medewerkers. Een HR-chatbot kan hierin veel hulp bieden. Door de chatbot HR-gerelateerde vragen te laten beantwoorden, bijvoorbeeld over arbeidsvoorwaarden, wet- en regelgeving of bedrijfsspecifieke regelingen, kan een HR-afdeling tot wel 30% efficiënter werken (AIHR/Verloop.io). Dit verlaagt de werkdruk bij HR-professionals aanzienlijk.

Hoe staan HR-professionals tegenover digitale innovatie?

HR-professionals lijken positief tegenover digitale innovatie te staan. Uit onderzoek blijkt dat 65% van hen robotisering en AI interessant vindt voor HR-processen, en 72% ziet kansen om werkprocessen sneller en slimmer in te richten. Daarbij hebben HR-specialisten geen angst om overbodig te worden: een overgrote meerderheid van 79% is niet bang dat AI hun werk overneemt.
Ondanks deze interesse maakt bijna de helft zich zorgen over privacykwesties rond AI. Daarom is het erg belangrijk om met medewerkers in gesprek te gaan en samen te ontdekken hoe AI het werk makkelijker en leuker maakt. Daarmee creëer je betrokkenheid en draagvlak in plaats van afstand.

Het digitaliseren en optimaliseren van HR-processen is de populairste manier voor het verlagen van werkdruk (51%). Dankzij automatisering en de integratie van systemen hebben HR-professionals meer tijd om zich te richten op de medewerkers, hun werkgeluk en persoonlijke groei. Vooral in periodes dat de werkdruk hoog is.